Los poderes para acudir a la asamblea,

Un tema sobre el que existe mucha duda al momento en que se celebra una asamblea del régimen de propiedad en condominio o de una asociación civil constituida para dar servicio a algún desarrollo inmobiliario es el referente a la representación de los dueños o asociados en la asamblea. Me refiero a la capacidad de asistir a dicha asamblea con un poder (también llamado mandato) otorgado por el dueño del inmueble. 

El poder es una figura de gran apoyo en las asambleas puesto que, como muchos lo habrán experimentado antes, es muy difícil reunir a todos los dueños en este tipo de reuniones. Entonces, si los dueños no van a poder ir de forma personal, es importante que lo puedan hacer a través de otra persona con facultades de representación. Esto se logra otorgándole a dicha persona un poder para asamblea. 

Los poderes no solo se expiden cuando los dueños no pueden ir a una asamblea, sino también en cualquiera de las siguientes situaciones: 

1. Cuando el dueño es una persona moral.
2. Cuando hay copropiedad en el inmueble.
3. Cuando el dueño quiere dar oportunidad a que sus arrendatarios participen.

Hay que recordar que las personas morales tienen que actuar necesariamente a través de una persona física, de manera que los inmuebles sujetos a régimen de propiedad en condominio cuyos dueños sean personas morales tienen que otorgar un poder a una persona física para acudir a la asamblea. 

Cuando existen varios dueños de un mismo inmueble (copropiedad), la ley requiere que se designe entre ellos a un representante para que acuda a la asamblea a representar los intereses de todos los copropietarios. De lo contrario, sería muy complicado dividir el voto que le corresponde al inmueble entre todos sus dueños para que cada uno de ellos, en la asamblea, emita su porción del voto en el sentido que crea conveniente.  

El tercer punto que también me parece muy importante mencionar se da más comúnmente en los desarrollos comerciales puesto que, en la mayoría de los casos, los dueños del inmueble no son quienes lo están operando. Por lo tanto, es lógico que el dueño no tenga mucho conocimiento de lo que sucede en el régimen de propiedad en condominio comercial en donde está su inversión. En estos casos, será de más provecho que el arrendatario acuda a la asamblea a exigir los cambios que más beneficios agreguen al condominio. 

Conociendo la necesidad que existe por esta figura y que muchas personas se preguntan «¿Cómo hago un poder para acudir a la asamblea?»  o «¿Cuáles son los requisitos para otorgar un poder para acudir a la asamblea?», me he propuesto dilucidar estos temas para todos los lectores. Pero, más que dar la fórmula de cómo redactar un poder, me interesa primero explicar al lector el tipo de representación que puede dar en estos casos. 

Toda vez que el poder para acudir tanto a una asamblea ordinaria del régimen de propiedad en condominio como a una asamblea extraordinaria del régimen de propiedad en condominio es, en realidad, una de las tantas formas que existen del mandato en el código civil, debemos considerar que, al igual que cualquier otro mandato, este tipo de representación puede otorgarse a través de un poder general o un poder especial. 

En el primer caso, se estaría otorgando una facultad amplia para que el apoderado acuda en representación del dueño a cualquier tipo de asamblea y acto de toma de decisión dentro del condominio o de la asociación civil que esté en operación en el desarrollo inmobiliario.

Cuando el poder es especial, implica que quien lo recibe únicamente puede representar al dueño dentro de las limitaciones que le fueron marcadas en dicho poder, ya sea limitación de evento (para utilizarse solo en una asamblea) o limitación de ejercicio (para utilizarse solo para la toma de ciertas decisiones). Aunque no es muy común, a través de un poder especial se puede incluso limitar (o instruir) al apoderado en el sentido de que deberá emitir su voto en cada uno de los asuntos que se ventilen en la asamblea. 

La ley señala que tanto los poderes generales como los especiales se pueden otorgar en un documento público, es decir, firmado frente a un fedatario, o bien en un documento privado firmado frente a dos testigos. Aunque se pudiera pensar que los poderes en escritura pública tienen más validez que los que se otorgan en documento privado, en realidad, no hay distinción. No obstante lo anterior, la gente muchas veces prefiere hacerlos frente a notario, pues reconocen en esa figura a un experto en la materia que evitará que al documento le falten los elementos necesarios para que se pueda ejercer por el apoderado.  

Además de estar firmado frente a notario o frente a dos testigos, el poder debe incluir el nombre de la persona a quien se le otorga, las facultades que se le están confiriendo y la vigencia. 

Sobre las distintas facultades que se pueden otorgar a un representante, la ley señala las siguientes: 

• Poderes para actos de dominio
• Poderes para pleitos y cobranzas
• Poderes cambiarios
• Poderes para actos de administración  

Para no desviarnos del tema actual, basta mencionar que para acudir a una asamblea en representación del dueño basta que el apoderado cuente con un poder general o especial para actos de administración. 

En relación con la vigencia, es común que cuando las personas otorgan los poderes lo hagan por tiempo indefinido. Yo no recomiendo mucho esta práctica, pues se puede perder el control, dejando apoderados eternos. Sugiero que es mejor establecer un plazo razonable para ejercerlo, pensando en meses o incluso años, pero teniendo la certeza y la tranquilidad de que al término de ese período el apoderado no tendrá ya la facultad de representación. 

Una tercera vía que se contempla en la Ley del Régimen de Propiedad en Condominio de algunos estados o en el reglamento interno de algunos condominios implica que el dueño envíe al administrador del régimen una notificación en la cual esté otorgando a la persona que habita su unidad el derecho de representarlo ante los demás condóminos como si él fuera dueño. Esta opción funciona muy similar a lo que sería el poder general, sin embargo, como se puede ver, la forma en cómo se otorga es distinta a la de un poder general, además de ser una figura exclusiva de los regímenes de propiedad en condominio. 

Es importante señalar que en cualquiera de los tres casos anteriores —poder especial, general y designación ante el administrador del régimen — aun cuando el poderdante no sea quien esté tomando propiamente las decisiones en la asamblea debido a que el apoderado actúa en representación suya, el dueño será de igual forma responsable por las decisiones que tome el apoderado, no pudiendo desconocerlas. De aquí también la importancia de ser precavidos a la hora de otorgar poderes.

Aunque no existe un impedimento legal para que las personas otorguen mandatos, siempre que la encomienda sea la realización de una actividad lícita, sí hay casos en que un poder otorgado en apego a las leyes y reglamentos aplicables no pueda ser utilizado por el apoderado en la asamblea. Aun cuando no son los únicos casos, quiero transmitirles los tres principales que se pueden encontrar en la práctica.

Primer caso

Lo vemos cuando el poderdante (dueño del inmueble) no tiene derecho a asistir a la asamblea, ya sea porque no está al corriente con sus obligaciones del condominio o de la asociación civil o por algún otro motivo que le impide participar en esta. En estos casos es obvio que si el dueño no puede participar en persona, tampoco lo va a poder hacer por medio de un representante.  

Segundo caso

Se produce cuando la ley o el reglamento interno de la propiedad limitan o restringen al dueño de participar en la votación de ciertos puntos en una asamblea. Ejemplos de ello vemos cuando se prohíbe a los administradores o miembros del comité consultivo y de vigilancia votar sobre la aprobación o desaprobación de las gestiones que se hayan realizado, así como también la prohibición que se impone a los dueños de votar en asuntos en los que tengan un conflicto de interés. Nuevamente, en este tipo de asuntos, la restricción en el voto aplicaría de igual forma para el apoderado.

Tercer caso

Por último, tenemos la limitación que se da cuando la persona que fue designada como apoderado está legalmente impedida para representar al dueño de la unidad. Esto sucede en algunos estados en donde la ley restringe el límite de personas que se pueden representar en la asamblea con la intención de evitar abusos y que una misma persona tenga en su poder la representación de diez o más dueños. Debo mencionar que esta disposición también la he encontrado en algunos reglamentos del Régimen de Propiedad en Condominio y estatutos de asociaciones civiles, por lo que habrá que revisarlos también.

Con la anterior información espero que el lector tenga una noción más clara de los requisitos necesarios para otorgar un poder para acudir a la asamblea de un desarrollo inmobiliario. 

Como apoyo a los lectores, he incluido un formato Poder Para Acudir a Asamblea, mismo que deberán en su caso analizar a la luz de la ley y reglamento vigentes en el desarrollo inmobiliario en que se encuentren a fin de que cumpla con los requisitos necesarios para su validez.