Los libros de la Asociación Civil dentro de un desarrollo inmobiliario,

En algún momento u otro, todas las personas han apoyado alguna institución de beneficencia pública, han estado involucrados en algún club social o deportivo o han tenido contacto con una escuela privada. Todos los anteriores son ejemplos de organizaciones que se forman bajo la figura de asociación civil, a la que comúnmente se le conoce por su abreviatura A.C. Como su nombre lo indica, esta figura jurídica implica una agrupación de personas que se reúnen para cumplir un objetivo común, pero, a diferencia de una sociedad civil o de una sociedad mercantil, en la asociación civil no se persiguen fines comerciales o de lucro.

Es muy común utilizar este vehículo jurídico en desarrollos inmobiliarios sujetos a régimen de propiedad en condominio o fraccionamientos, en donde los dueños de los inmuebles buscan unir esfuerzos y capitales para el sostenimiento de las áreas comunes o públicas de sus inmuebles. La razón de ello es que ni el Régimen de Propiedad en Condominio ni el fraccionamiento tienen personalidad jurídica propia, es decir, son considerados como sujetos de derechos y obligaciones ante la ley. 

Esto significa que si no se actúa a través de la asociación civil, los dueños de las unidades en un fraccionamiento o en un régimen tendrían que actuar a título personal para celebrar un contrato de prestación de servicios con un proveedor de la colonia o para abrir una cuenta en el banco. En este último caso, por cierto, dicha cuenta estaría en copropiedad entre todos los firmantes. 

Entiendo que quizá esto no represente un problema del cual preocuparse cuando el condominio o el fraccionamiento tiene un número pequeño de dueños. Pero ¿qué sucede cuando estamos frente a un desarrollo inmobiliario con más de 50 propietarios? ¿Solicitaremos que todos acudan al banco a abrir una cuenta? ¿Gestionaremos la firma de todos para celebrar un contrato con el proveedor de servicios de seguridad? Esto se antoja muy poco práctico e, incluso, inseguro. 

Así las cosas, es necesario constituir una asociación civil en el régimen de propiedad en condominio o una asociación civil en el fraccionamiento para que todos los intereses de los dueños se vean concentrados y representados en una persona moral capaz de tener vida jurídica para celebrar contratos y contar con patrimonio propio, derechos y obligaciones. 

Ahora bien, ¿cómo se hace una asociación civil? Vale la pregunta, toda vez que la asociación civil no es propiamente una figura que haya nacido exclusivamente para resolver la falta de personalidad en el régimen de propiedad en condominio o en el fraccionamiento, es importante aprender a: 

• Diferenciarla del inmueble al que da servicio. 
• Operarla correctamente. 

Lo anterior, a fin de que la misma se convierta, precisamente, en ese apoyo que los dueños del inmueble necesitan y no en una carga por no utilizarla de acuerdo con los requerimientos que la ley impone en este tipo de personas morales. 

En el presente artículo no hablaremos sobre cómo diferenciar las actividades de la asociación civil de las del inmueble al que dan apoyo, pues basta reconocer que cualquier actividad que implique ser sujeto de derechos y obligaciones se tendrá que realizar a través de la asociación civil. En todo caso, ciertas actividades quedarán comprendidas como actividades exclusivas del régimen de propiedad en condominio y el fraccionamiento, en tanto que las de la asociación civil serán aquellas que tengan que ver únicamente con la toma de decisiones.

Ahora bien, respecto a la segunda cuestión señalada, es decir, cómo operar adecuadamente una asociación civil, me interesa abordar el tema en función de las actividades más importantes que realiza una asociación, las cuales es necesario tener debidamente documentadas en lo que se conoce como los «Libros de la Asociación Civil».

Libro de Asociados

Debemos partir de la base de que para que la asociación se considere como tal es necesario que esté conformada por un número plural de asociados. ¿Cómo sabes si eres asociado? Debes tener el título que te acredita como tal. Para ello, es necesario comparecer en la escritura constitutiva de la asociación, o ser posteriormente adherido a ella. Sobre la adhesión a las asociaciones civiles recomiendo el artículo dentro del blog titulado «La importancia de formar parte de la asociación civil». 

El listado de los asociados actuales, con la información necesaria para identificarlos y datos de contacto, conforma el primer libro de la asociación denominado «Libro de Registro de Asociados». Cada movimiento de ingreso y salida de asociados deberá quedar registrado en este libro. 

Libro de Actas de Asamblea

Si te preguntas: «¿Quién toma las decisiones en la Asociación Civil?», la respuesta es que, al igual que en muchas otras personas morales, en la asociación civil el órgano supremo es la asamblea. Por ello, es importante que todas las actas de asamblea se encuentren debidamente registradas en el libro denominado «Libro de Actas de Asamblea».

La importancia de este libro estriba en guardar los documentos que han ido definiendo el rumbo de la asociación en base a las decisiones que sus asociados han tomado, ya sea a través de asambleas ordinarias o extraordinarias. 

Además, en virtud de que muchos de los actos jurídicos que realiza la asociación a través de sus representantes van a tener su fundamento en algún acuerdo de asamblea, será importante poder acudir a dicha asamblea si se necesita. 

Un ejemplo de ello lo podemos ver en un contrato que firme el administrador de la asociación para adquirir un seguro que proteja al régimen de propiedad en condominio. El seguro únicamente será válido si el administrador fue designado como tal en una asamblea, de lo contrario, el administrador no tendrá los poderes suficientes para actuar en representación de la asamblea.

Libro de Actas de Sesiones de la Administración

El órgano que sigue en jerarquía a la asamblea, pero lo supera en operación, es la administración. Mientras que la asamblea se reúne una o dos veces al año para tomar acuerdos sobre temas que afectan a todos los asociados, en la administración se llevan a cabo las decisiones del día a día. 

Este órgano puede estar encomendado a un administrador único o a un consejo de administración. Cuando se ejecuta a través de un consejo, implica que las decisiones de este órgano se hacen por mayoría de votos de los miembros del consejo. Para ello, sus miembros se tienen que reunir en sesión.

Por lo tanto, siguiendo los mismos argumentos que se hicieron para el caso de las asambleas, todas las sesiones de los miembros del consejo de administración deberán estar registradas en el libro denominado «Libro de Actas de Sesiones de la Administración». 

La importancia de contar con estos primeros tres libros que he mencionado no es únicamente de orden, sino que por ley se requiere que la asociación civil los tenga. Adicional a estos tres, yo sugiero los siguientes, cuya función es más bien práctica antes que jurídica.

Libro de Registro de Poderes

Toda persona moral debe actuar a través de sus apoderados, quienes contarán con facultades de representación generales o especiales según sea el caso. Los apoderados, normalmente, se designan en asamblea, sesión de consejo de administración o de manera personal a través de otro apoderado con facultades de delegar los poderes que le han sido confiados.

Puesto que para toda actividad que realice la asociación civil debe existir un apoderado, considero de gran importancia el tener control sobre estos, registrándolos en el libro denominado «Libro de Registro de Poderes».

No hay que perder de vista que un apoderado tiene la facultad de obligar a la asociación civil dentro del ámbito para la cual se le otorgó el poder, de manera que sería un poco irresponsable no tener control sobre este tema tan importante. 

Con el apoyo del Libro de Registro de Poderes, los asociados podrán identificar fácilmente quiénes son sus apoderados, qué facultades tienen y, sobre todo, a cuáles será necesario quitarles el poder por haber cumplido ya el mandato. 

Libro de Pólizas y Contratos Vigentes

El último libro que sugiero que forme parte del archivo de toda asociación civil es el denominado «Libro de Pólizas y Contratos Vigentes». Creo que el nombre describe muy bien lo que se espera de este libro, por lo que solo agregaré que la vigencia de los contratos no se mide únicamente por el plazo acordado entre las partes para su validez, sino también por el tiempo en que duren las garantías otorgadas en dicho contrato. De manera que, antes de descartar un contrato cuya vigencia haya concluido, hay que asegurarse de que el plazo para reclamar las garantías haya vencido también.  

Como se ha podido ver, la información contenida en estos cinco libros engloban la mayoría de las operaciones con implicación jurídica que se desarrollan dentro de una asociación civil. Es por esa razón que tanto la ley (en los primeros tres libros) como el autor (con los últimos dos) ven necesario que la asociación cuente con ellos.

Adicional a estos cinco libros, habrá que revisar también si los estatutos sociales de la A.C. particular de cada lector no exigen algún otro libro o información que deba ser capturada y llevada dentro de esa asociación, en cuyo caso habría que adicionar el libro o libros correspondientes a compendio de los que manejan esa asociación.

El último punto importante que debo mencionar es que estos libros pertenecen a la asociación, es decir, a los asociados. La información que contienen es propiedad de todos los que forman parte de la A.C. y, por lo tanto, tienen derecho a consultarla. 

La persona que funja como administrador u operador en un régimen de propiedad en condominio que se apoye en una asociación civil tendrá, en todo caso, la custodia de los libros y la responsabilidad de tenerlos al día, pero no le pertenecen. Me llama mucho la atención cómo, en ocasiones, he escuchado de empresas de administración que «secuestran» la información del condominio o del fraccionamiento y no la quieren entregar. En realidad, esto me parece una falta gravísima de parte del administrador u operador, pues no ha entendido que esa información no le pertenece y que, si no la entrega, entonces se la estará robando.  

Habiendo explicado la importancia y contenido de cada uno de los cinco libros que debe tener toda asociación civil, como apoyo a los lectores, he incluido los formatos de los Libros de la Asociación Civil. 

Hago la aclaración de que lo que se incluye son los formatos de portada de cada uno de los libros, así como ejemplos de su contenido. Queda bajo la responsabilidad de los usuarios agregar el material correspondiente en cada apartado. Para solicitar una copia de los formatos de los libros, favor de llenar tus datos aquí.