La convocatoria para la asamblea,

Es por todos conocido que en el régimen de propiedad en condominio, así como en los fraccionamientos inmobiliarios que se operan a través de una asociación civil, toda asamblea tiene que estar anticipada por una convocatoria. Lo que no mucha gente sabe es que el punto más vulnerable por el que se puede invalidar jurídicamente la asamblea del régimen de propiedad en condominio es, precisamente, la convocatoria.

Esto significa que si una asamblea no se convocó correctamente es inválida, independientemente de lo que haya sucedido en la misma. Lo único que puede «salvar» a una convocatoria inválida es que, al momento de la asamblea, acudan a ella el 100 % de las personas que debieron haber sido convocadas.

Sin ánimo de hacer de este artículo una clase de derecho, es importante mencionar que la razón por la que el sistema jurídico otorga tal importancia a una convocatoria es porque en México se protege mucho el derecho a que las personas ejerciten sus derechos. Sé que esta frase suena un poco confusa, pero estoy seguro de que los siguientes ejemplos ayudarán a hacer el punto.  

Pensemos en las elecciones populares que suceden cada seis años para elegir al presidente. ¿Cuál es la función principal del Instituto Nacional Electoral? Asegurarse de que las personas tengan la oportunidad de acudir a votar, que nada ni nadie les limite ese derecho. El INE no establece consecuencias para quienes no van a votar, sino para quienes no permiten que otros vayan a votar.

Otro ejemplo de esto lo vemos cuando se penaliza con una multa de tránsito o multa de cualquier otra índole. El documento que contiene la sanción siempre le otorga al infractor un plazo para refutar la multa o hacer valer lo que a su derecho convenga. Nunca será válida una multa impuesta por las autoridades que no permita el derecho de réplica. Será obviamente decisión del afectado si hace o no uso de ese derecho, pero esa facultad se valora y protege por el sistema jurídico.

Así las cosas, podemos concluir que ese mismo objetivo de protección es el que se quiere lograr al establecer qué necesita tener una convocatoria a una asamblea para no perder su validez.

El derecho que se busca proteger es que todo aquel que esté legitimado para asistir y participar en la toma de decisiones de la propiedad donde vive, tenga conocimiento de la convocatoria para la asamblea de régimen de propiedad en condominio o, en su caso, de la convocatoria para la asamblea de una asociación civil.

Por ello, como comenté al inicio, una convocatoria inválida se subsana únicamente cuando todos los que debieron haber sido convocados acuden a la asamblea, pues es claro que en esos casos no se violó su derecho de estar enterados. Llamaremos a este juego: «tener una convocatoria de asamblea válida».

Por ello, la importancia de ver qué necesita tener la convocatoria de asamblea; para asegurarnos de no caer en una asamblea inválida. A continuación, se señalan los requisitos indispensables que debe llevar una convocatoria:

1. Convocatoria apegada a las disposiciones legales aplicables

El primer aspecto que debe cuidarse en una convocatoria de asamblea es que esta se realice en apego a lo que establece:

1. El reglamento de la propiedad o de la asociación civil que la está convocando.

• Las leyes de la materia aplicable (ya sea Ley del Régimen de Propiedad en Condominio o Código Civil).

Este es el punto medular de la convocatoria, que la misma se realice en la forma y los términos que se indiquen en los cuerpos normativos que la regulen. Es decir, si el reglamento establece como requisito que la convocatoria tendrá que ir firmada y entregarse personalmente a cada dueño, entonces ese tendrá que ser el formato. Si la ley aplicable establece que se tiene que publicar en un periódico de la localidad, no podemos dejar de cumplir con esa condición.

Es cierto que, en ocasiones, puede suceder que las disposiciones del reglamento y de la ley sean opuestas. Para saber cómo actuar ante esta situación, recomiendo el artículo dentro de este blog, titulado «La importancia de un reglamento en sintonía con la ley».

• Convocar a la asamblea correcta

Ya en claro qué clase de formato se debe utilizar para la convocatoria, lo que sigue es determinar correctamente a qué tipo de asamblea se está convocando: asamblea ordinaria del régimen de propiedad en condominio o asamblea extraordinaria del régimen de propiedad en condominio.

Por lo tanto, haciendo alusión al derecho de los dueños que se quiere proteger con una convocatoria válida, sería ilógico pensar que esto se logra si se convoca a una asamblea cuando, en realidad, se va a celebrar otra.

Un error muy común que veo que se comete en este medio es que cuando un régimen de propiedad en condominio está siendo administrado por una asociación civil, las personas a cargo de la administración hacen un híbrido de asamblea, pretendiendo ventilar los asuntos del condominio a través de una asamblea de la asociación civil y viceversa. Lo correcto, en esos casos, es convocar a ambas asambleas.

De igual forma, es importante mencionar en este punto que, contrariamente a lo que a veces se piensa, la característica de asamblea ordinaria o extraordinaria no la hace la frecuencia con que estas se celebren. Es decir, no es ordinaria la asamblea que se celebra una vez al año y extraordinarias todas las demás. El título de ordinaria o extraordinaria se la otorgan los temas que se ventilan en cada una de ellas, temas que el reglamento y leyes aplicables determinan.

• Día, hora y lugar

El siguiente paso encaminado hacia tener una convocatoria de asamblea válida es señalar el día, hora y lugar donde se va a celebrar. Con todo el preámbulo que he dado y el énfasis que he hecho en cada uno de los puntos legales de vulnerabilidad de la convocatoria, no creo que sea necesario especificar cuáles serían las consecuencias de no respetar el día hora y lugar al momento en que se lleve a cabo la asamblea.

• Primera o segunda convocatoria

Ya establecido el tipo de asamblea a la que se va a convocar, es necesario identificar el número de convocatoria de asamblea que corresponde. Hay que recordar que, una vez pasada la convocatoria, para que la asamblea se celebre es necesario que acudan a ella un determinado número de los convocados; de lo contrario, la asamblea no se podrá desarrollar. De ahí que, en ocasiones, sea necesario convocar en repetidas oportunidades a una misma asamblea. Cuando esto sucede, se debe indicar en la invitación a asamblea a qué número de convocatoria corresponde: primera convocatoria, segunda convocatoria, etc.

Sobre este punto, es importante advertir que los requisitos para elaborar segundas o ulteriores convocatorias pueden variar por estado y reglamento, obviamente. Mientras hay ordenamientos donde se permite integrar en un mismo documento la primera y segunda convocatoria de asamblea, en otros, el requisito es no hacer una segunda o ulterior convocatoria sino hasta la fecha de la asamblea y una vez que se verifique que la misma no se pudo celebrar por falta de asistencia.  

• Orden del día

Otro de los puntos importantes a considerar en toda convocatoria es informar acerca de los temas que se van a tocar en la asamblea. A este temario se lo conoce como «orden del día».

Sobre este tema, hay varias cosas que es importante aclarar:

1. El orden del día debe estar en sintonía con el tipo de asamblea que se está convocando:  Como lo dijimos en el segundo punto, la diferencia entre una asamblea ordinaria y una extraordinaria son los temas que en ellas se ventilan, de manera que los puntos del orden del día deben concordar con el tipo de asamblea que se convoca.

• El listado de los temas a tratar en el orden del día debe ser claro y exhaustivo. No podemos pensar que se está respetando el derecho de los dueños a estar enterados de lo que va a tratar la asamblea si el orden del día contiene solo temas genéricos y «asuntos varios».

Aunque es cierto que la expectativa tampoco es explicar todo en cada punto del orden del día, hay que reconocer que hay mucha diferencia entre: «asuntos financieros del condominio» vs. «presentación, discusión y, en su caso, aprobación de la información contable del condominio por el ejercicio fiscal 2019».

• Requisitos para participar en asamblea

Aunque este no es propiamente un requisito de validez de la convocatoria, sí es información que regularmente se incluye en esta pues, además de enterar a los dueños sobre la asamblea y sobre lo que va a tratar, es importante recodarles los requisitos necesarios para poder acudir a la asamblea.

Entre los requisitos que comúnmente se incluyen se encuentran estar al corriente con sus obligaciones dentro del condominio o la asociación, así como otorgar un poder en caso de que el dueño se vaya a hacer representar en la asamblea por un tercero.

Ciertamente esta información se transcribe de la ley o reglamento que apliquen en la propiedad, no es algo que se inventa cada vez que se va a convocar a asamblea.

Sobre el tema de la representación de las personas en asamblea a través de poderes, recomiendo el artículo dentro de este blog titulado «La importancia de los poderes para acudir a la asamblea»

• Fecha de la convocatoria

Un aspecto sobre el que se hace mucho hincapié para asegurar el derecho del dueño de estar debidamente informado de la asamblea es el tiempo de anticipación con el que se le entera de la misma.

En ocasiones, además de un tiempo mínimo, el reglamento o la ley del lugar donde está el inmueble establece también un tiempo máximo. El objetivo de establecer tiempos mínimos y máximos para la convocatoria tiene un doble propósito:

1. Dar tiempo suficiente para que el interesado pueda programar su agenda y acudir a la asamblea.

• Dar oportunidad a las personas que van a acudir a informarse sobre los temas que se van a tratar en la asamblea y poder tomar una decisión instruida.

Es claro que ninguno de estos dos propósitos se puede cumplir si se convoca a una asamblea con 1 día o con 60 días de anticipación.

• Responsable de la convocatoria

El último punto por tratar, pero no por ello el menos importante, es el relacionado con el órgano o la persona responsable de realizar la convocatoria.

El derecho a convocar a una asamblea es restringido; no todos lo pueden hacer. Aunque, como lo he dicho antes, con relación al régimen de propiedad en condominio cada reglamento y legislación estatal se maneja distinto, muchos coinciden en lo siguiente:

1. Convocatoria a asamblea por administrador. Por regla general, quien tiene el derecho (y la obligación) de convocar a una asamblea es el administrador. El requisito de ley es que convoque a asamblea al menos una vez al año o cuando por necesidad o solicitud de los dueños haya que hacerlo.

• Convocatoria a asamblea por comité consultivo y de vigilancia.  Si el administrador no está cumpliendo con su obligación de convocar a asamblea, las disposiciones legales le otorgan a este órgano la facultad de realizar la convocatoria, siendo el requisito previo que el administrador no esté cumpliendo con esa función.

• Convocatoria a asamblea por condóminos. Si los anteriores dos órganos no están cumpliendo su función, sería ilógico pensar que entonces esa propiedad no va a poder celebrar nunca una asamblea, de manera que, como última opción, las disposiciones legales normalmente permiten que la convocatoria se lleve a cabo por un porcentaje determinado de los condóminos.

Aunque en las asociaciones civiles los órganos no tienen los mismos nombres, el principio es el mismo. El encargado principal de convocar a asamblea es el órgano de administración; en caso de que este no lo haga, se faculta al comisario para que llame a asamblea. En ausencia de ambos, los asociados podrán realizar la convocatoria cumpliendo con ciertas características.

A quien le toque realizar una convocatoria, estos ocho puntos le servirán de guía para asegurarse de que la misma tendrá la validez necesaria que requiere la ley, de forma que luego no invalide la asamblea.

Como apoyo de los lectores, les puedo hacer llegar un formato de convocatoria. Hago la aclaración de que el mismo tendrá que ser modificado para empatar con los ordenamientos jurídicos que regulen la convocatoria de asamblea en el lugar donde se encuentre la propiedad. Para solicitarlo, favor de llenar tus datos aquí.