El contrato de prestación de servicios con el administrador del inmueble.

Cuando el negocio de la administración inmobiliaria se ofrece de forma independiente, veo que hay un documento que constantemente falta en las propiedades que requieren los servicios de un administrador. Este documento es de gran importancia, pues establece los derechos, obligaciones, alcances, responsabilidades y tareas de las partes involucradas. No me estoy refiriendo al reglamento de la propiedad ni a sus manuales de operación; me refiero al contrato de prestación de servicios que debe firmar el administrador del inmueble con los dueños de la propiedad.  

Irónicamente, en la mayoría de los casos, la falta de contrato se debe a la actitud despreocupada de los administradores de trabajar sin un vínculo legal de por medio, a pesar de que es a ellos a quienes más protege esta formalidad. 

Pero… ¿qué contrato necesito firmar con el administrador de mi propiedad? No podemos perder de vista que la relación entre los dueños de un bien raíz con la persona o empresa de administración que contratan para dar servicio a la propiedad es, en realidad, una relación de «prestador de servicios-cliente». Por lo tanto, resulta sumamente importante detallar bien las expectativas y características del servicio que se está contratando, así como la contraprestación que se debe pagar por ello. 

Reconozco que, en nuestra cultura, muchas de las relaciones «prestadores de servicio-cliente» se llevan a cabo sin contrato de administración de inmuebles de por medio. Pensemos en cómo trabajan los contadores, abogados, arquitectos, diseñadores, etc., y nos daremos cuenta de ello. Sin embargo, debemos considerar que el trabajo del administrador de inmuebles, cuando se hace de tiempo completo, es totalmente distinto al de cualquiera de las profesiones mencionadas.  

De todos los prestadores de servicio, el administrador de inmuebles es el único (o de los pocos) dedicado a atender a un solo cliente. Mientras que los abogados o contadores que manejan su despacho prestan servicios a una cartera de clientes, el administrador está enfocado exclusivamente en una propiedad. 

Esta relación personal genera, además, una dependencia de los dueños del inmueble con el administrador que, en muchas ocasiones, se vuelve nociva para este último, pues se lo busca a todas horas para resolver problemas de la propiedad. 

Si revisamos detenidamente las actividades del administrador de tiempo completo vemos que, no obstante estas se lleven a cabo a través de una persona física o moral independiente de los dueños, el trato se antoja más al de un empleado directo y subordinado que al de un prestador de servicios con su cliente. 

Aquí, la gran diferencia estriba en que cuando se termina la relación laboral, y precisamente por el hecho de no ser empleado, el administrador sale de esa propiedad con lo mismo que entró en ella; es decir, todo el tiempo invertido no le sirvió para generar antigüedad en las prestaciones de ley o para alcanzar una indemnización mayor al momento de un eventual despido. 

De ahí que muchos administradores acaben desencantados con esta industria, pues tienen lo «peor» de los dos mundos: un trato de empleado con el pago de un prestador de servicios.  Por eso, hago énfasis en la importancia del contrato de prestación de servicios que deben firmar los administradores con los dueños de la propiedad que están procurando. 

A continuación, mencionaré los cinco temas más importantes sobre los alcances del administrador en el régimen de propiedad en condominio que deberán constar con claridad en los contratos de prestación de servicios al momento de la firma: 

1. Quién es el cliente y quién toma las decisiones. Debido a los distintos tipos de inmuebles que existen en nuestro país, en la administración de inmuebles puede suceder que el cliente y quien toma las decisiones no sean la misma persona. Un régimen de propiedad en condominio no tiene personalidad jurídica propia; por lo tanto, es muy probable que el cliente —es decir, con quien se firme el contrato— sea una asociación civil de los condominios. Sin embargo, las decisiones se siguen tomando en el régimen, ya sea por la asamblea o por los miembros del comité consultivo y de vigilancia. 

Adicional a esa distinción, otro tema importante en cuanto a la responsabilidad del administrador del inmueble que se resuelve al identificar quién es el que va a tomar las decisiones sobre la administración es saber quién NO las va a tomar. En la administración de inmuebles —sobre todo, cuando se trata de propiedades residenciales— es habitual que los dueños aborden al administrador con temas y le quieran dar instrucciones. Entiendo que esto es parte del negocio; aun así, el problema es que la toma de decisiones en la administración de una propiedad no se puede hacer a capricho de cada dueño. Es por eso por lo que, ante situaciones como esas, resulta importante que el administrador reciba las solicitudes de los dueños que lo busquen y les informe que dichas solicitudes serán discutidas para aprobación a través de los respectivos órganos que se hayan establecido en esa propiedad, cumpliendo así sus obligaciones del contrato.    

1. Los servicios que se van a prestar y su alcance. Es obvio que no puede concebirse un contrato de prestación de servicios si no se establecen los servicios que se van a prestar. Sobre este punto, cuanto más detallada sea la descripción de los servicios que están incluidos, menos confusiones y malentendidos habrá entre el administrador y sus clientes. 

Ciertamente, no se trata solo de enlistar los servicios, sino de estipular la expectativa que se tiene de ellos. Para esto, es necesario detallar dentro de la descripción de los servicios al menos lo siguiente:

1. Objetivos y metas. Es muy distinto especificar como parte de las labores del administrador la «cobranza de cuotas de mantenimiento» a «recuperar el 80 % de las cuotas de mantenimiento ordinario cada mes». Tener claros los objetivos que deben cumplir los administradores no solo sirve como un gran estímulo en el desarrollo de sus funciones, sino que… ¡les da seguridad! 

Además de poder demostrar sus habilidades en la materia, también resulta útil para erradicar situaciones «anecdóticas». Cuando se tiene un fin que perseguir y se le da seguimiento, ya no resuena la crítica de «no hace bien su trabajo», puesto que se puede demostrar con reportes que el administrador constantemente cumple con sus objetivos.  

1. Condiciones. En trabajos de servicio, no solo importa el resultado, sino también la forma como se llega a él. Si regresamos al ejemplo de la cobranza, es posible que se logre la recuperación del 80 % de las cuotas a costa de amenazar de muerte a los deudores, pero ¿aceptará el cliente un trato así? De manera que no es solo cumplir el objetivo, sino hacerlo en la forma, tiempo y términos convenientes para el cliente. 

1. Horarios.Como se dijo al inicio del artículo, el trabajo de administración de inmuebles es muy celoso y demandante. Las necesidades en la propiedad no respetan horarios laborales, se pueden presentar en cualquier momento. No obstante, es de suma importancia que el administrador defina un horario de trabajo. Esto no quiere decir que fuera de ese horario esté impedido de apoyar la propiedad, pero el cliente debe saber que todo trabajo que se solicite fuera de horario tendrá un costo adicional.  

Por último, quiero mencionar que, en relación con los servicios y alcances del contrato, es muy complicado atinar desde un inicio en la fórmula exacta. Sucede que, a medida que se van desarrollando las actividades, es común que se descubran mejores formas o condiciones para alcanzar los objetivos. De ahí la conveniencia de plantear esta parte del contrato en anexos que se puedan modificar con facilidad e independencia del contrato mismo.  

1. La contraprestación. La razón por la que el administrador realiza su trabajo con empeño es, en esencia, recibir el pago al final del mes. Es claro que mientras el administrador sea responsable con sus obligaciones como administrador en una propiedad y se encuentre trabajando en esta va a tener derecho a recibir el pago de sus honorarios, independientemente de si existe o no un contrato. Aquí, el beneficio adicional de utilizar un contrato versus no tenerlo está en, precisamente, las condiciones de pago y las consecuencias para el cliente, en caso de no hacerlo. Así como en el contrato se establecen las condiciones de las obligaciones que le competen al administrador en la propiedad, de igual forma se pueden y deben establecer las condiciones de los derechos que le corresponden, siendo quizá el más importante el del pago de sus honorarios. 

1. Manejo del personal. Tal como en el contrato debe quedar estipulado quién va a dar instrucciones al administrador, de igual forma debe quedar muy claro que el personal que trabaja en la propiedad estará subordinado a las órdenes de este; solo quien detente el puesto de administrador les puede dar instrucciones. Nuevamente, los temas culturales juegan un poco en contra y muchos dueños piensan que solo por ser los titulares de la propiedad pueden intervenir activamente en la administración. En cierta medida, es lógica esa presunción; sin embargo, no se pueden saltar las formas. Además, a quienes más perjudica la falta de orden y control en el desarrollo de los trabajos que se ejecutan en la propiedad es a los dueños. 

1. Acta de inicio. Este documento, que también se agrega como anexo al contrato, detalla el estado físico y jurídico en que el prestador del servicio recibe el inmueble para administrar. Es indispensable que el documento vaya lo más detallado y documentado posible, incluyendo, en cada caso, fotografías, listados de documentos y estado actual de las finanzas, entre otros. Este acta es para el administrador quizá la parte más importante dentro del contrato de prestación de servicio de administración de inmuebles, puesto que le servirá de testigo sobre todo lo que él, con su trabajo, ha avanzado durante su gestión. Ojo, que también lo puede dejar en evidencia sobre las cosas que ha dejado de hacer o que han empeorado desde que entró a administrar la propiedad.   

Adicional a los anteriores cinco puntos, tal vez el aspecto más importante que se logra con un contrato de prestación de servicios de administración inmobiliaria es la profesionalización del gremio. Sin embargo, todavía hay mucho camino por recorrer. 

Muchos dueños de bienes inmuebles no reconocen el valor del trabajo que realiza el administrador en su propiedad. No se dan cuenta de que, gracias a ese prestador de servicios, su patrimonio aumenta en plusvalía. ¿Cómo tratan los inversionistas al asesor financiero que les consigue un buen rendimiento? ¿Cómo tratan los clientes al abogado que les resuelve sus problemas legales? ¿Cómo tratan los contribuyentes al fiscalista que les ahorra el pago de impuestos? Pues… ¡como los dioses! Entonces… ¿qué necesitan hacer los administradores de bienes inmuebles para que les den el valor que se merecen? 

Por cierto, no hay una sola respuesta para esto. Pero los administradores sí pueden, al menos, empezar por reconocer ellos mismos el trabajo que están realizando y exigir las mejores condiciones para desarrollarlo de forma óptima. De ahí la importancia del contrato de prestación de servicios de administración inmobiliaria. 

Como apoyo de los lectores, incluyo un formato de contrato de prestación de servicios de administración inmobiliariapara que sirva de punto de partida a quienes trabajan en este negocio y todavía no cuentan con un modelo. Recomiendo que, antes de utilizarlo, verifiquen que el mismo cumpla con las leyes y reglamentos aplicables en la propiedad que se va a administrar.