El régimen de propiedad en condominio, como su nombre lo indica, es una forma de propiedad a la que se sujeta un bien inmueble y que otorga ciertas características a sus dueños. Adicional a la forma de propiedad, el régimen ofrece también un esquema de organización y administración entre los condominios. De aquí que en nuestro país, para facilitar su operación, todo régimen de propiedad en condominio está compuesto por los siguientes tres órganos: 

1. Asamblea: órgano supremo del condominio.

1. Administrador: encargado de la operación del día a día del condominio.

1. Comité consultivo y de vigilancia: órgano de supervisión y apoyo al administrador.

Aunque cada una de estas piezas juegan un papel distinto dentro del condominio, existe un nivel de jerarquía entre ellos. El orden del listado expuesto más arriba aplica en cuanto al grado de importancia. 

Ahora bien, puesto que los asuntos del régimen de propiedad en condominio se legislan por estado, hay algunos, —como Jalisco, por ejemplo— en donde al comité consultivo y de vigilancia se lo llama consejo de administración. Sin embargo, a efectos prácticos, este consejo de administración en el régimen de propiedad en condominio es idéntico al comité en cuanto a que es inferior en jerarquía al órgano de administración y en que su función se limita a supervisar y apoyar al administrador. 

Reconozco que hay propiedades donde al comité consultivo y de vigilancia se le da un papel jerárquicamente superior al del administrador. Esto significa que el administrador, además de seguir instrucciones de la asamblea, debe también acatar órdenes de los miembros del comité. En casos como este, es necesario que el reglamento interno de la propiedad proponga esa relación de dependencia del administrador con el comité, ya que para efectos de la ley —como se dijo anteriormente— el comité se debe limitar únicamente a apoyar y vigilar las acciones del administrador. 

Debido a que el comité consultivo y de vigilancia es un órgano colegiado, las decisiones que ahí se tomen deben estar documentadas de acuerdo con las formas que requiere la ley y los reglamentos internos de cada propiedad. 

¿Cómo se celebra una junta del comité consultivo y de vigilancia? 

Antes de ocuparnos de cómo se documentan las sesiones del comité consultivo y de vigilancia, quiero mencionar algunas de las principales características de este órgano que deberán tenerse en cuenta para celebrar una junta. 

• El comité consultivo y de vigilancia se debe reunir periódicamente para revisar los asuntos que le corresponden, según lo disponga el reglamento interno de la propiedad. En la convocatoria de la sesión se deberá especificar a los miembros del comité la hora, fecha y lugar de la junta. A diferencia de las convocatorias a asamblea (checa el artículo aquí), en las convocatorias de comité no es necesario delimitar el orden del día ni especificar si se trata de una sesión ordinaria o extraordinaria, ya que en este órgano no existe tal distinción.

Aunque no es requisito hacerlo, generalmente se asigna una función a los miembros de este órgano: presidente del comité consultivo y de vigilancia, secretario, tesorero y vocal/es o miembro/s. En realidad, la designación —salvo que el reglamento interno de la propiedad especifique otra cosa—, más que un objetivo legal, persigue uno práctico: ir asignando a cada miembro ciertas tareas dentro del comité. Así, mientras el presidente es la máxima autoridad en las juntas del comité consultivo en el régimen de propiedad en condominio, el secretario es el encargado de levantar la minuta, el tesorero revisa los temas financieros del condominio y los vocales o miembros adquieren otras funciones específicas. 

Si bien es cierto que la mayoría de las leyes que tratan del régimen de propiedad en condominio señalan que el presidente y secretario del comité son quienes deben presidir las asambleas del condominio, este fin, antes que un requisito indispensable, es más bien práctico. Cuando tales personas no se encuentren en la asamblea, la misma ley señala que se designará un presidente y un secretario de entre los presentes. Por lo tanto, más que un encargo que solo puedan llevar a cabo los miembros formalmente designados, se trata de una fórmula sencilla para que en la asamblea del comité no se pierda tiempo en ese tema de poca trascendencia.

• Aunque no existe obligación en la ley que exija que los miembros de este órgano sean forzosamente condóminos, algunos desarrolladores, al momento de confeccionar el reglamento que aplicará en el proyecto inmobiliario que construyen, imponen esa condición a quienes quieran formar parte del comité.

• A diferencia de la asamblea, donde el proindiviso determina el valor del voto de cada dueño, en este órgano los acuerdos se toman por mayoría simple entre los presentes, sin importar qué porcentaje representan en el condominio. 

Visto lo anterior es importante, ahora sí, ocuparnos de la forma como se desarrollan y documentan las sesiones del comité consultivo y de vigilancia. 

Como se pudo apreciar, la forma de convocar y operar de las sesiones del comité consultivo y de vigilancia y la de la asamblea del régimen de propiedad en condominio son muy parecidas. Otra similitud entre ambos órganos se encuentra en la forma como se deben redactar los acuerdos de la sesión del comité consultivo y de vigilancia, pues, al igual que en la asamblea, es necesario levantar un acta en la que consten los acuerdos que ahí se toman. 

Debido a que las sesiones del comité consultivo y de vigilancia no son eventos tan solemnes como las sesiones de asamblea, los puntos a cuidar son menos y más intuitivos que los señalados en el artículo sobre las actas de asamblea (checa el artículo aquí). No obstante lo anterior, considero necesario mostrarle al lector los aspectos más importantes que deberán cuidarse en el acta de sesión del comité consultivo y de vigilancia.

1. Señalar hora, día, lugar y participantes de la sesión. Es necesario dejar constancia precisa del evento que se llevó a cabo, así como de quienes acudieron. Por regla general, las sesiones del comité, al igual que en la asamblea, se deben llevar a cabo en la propiedad que se administra. De no ser así, se deberán realizar en un domicilio previamente acordado por los miembros. 

El listado de los participantes deberá incluir a todas las personas que estuvieron presentes, aun cuando no hayan sido miembros del comité consultivo y de vigilancia. Es importante recordar que este documento puede ser utilizado luego como prueba de una decisión que se haya tomado en la junta; por lo tanto, tener identificadas correctamente a todas las personas que estuvieron presentes ayudará a solicitar su testimonio en caso de duda.  

Otro motivo para identificar con precisión a los participantes es la necesidad de que se cumpla un quorum mínimo de instalación para que la sesión sea válida. Si se identifica a las personas presentes, se deja constancia de si se logró o no cumplir con dicho quorum.  

1. Desarrollo de temas y acuerdos tomados. Ciertamente, el tema medular del acta de sesión del comité consultivo y de vigilancia es que queden plasmados los puntos tratados, así como los acuerdos de los miembros referentes a dichos temas. En ocasiones, hay cuestiones que no requieren de un acuerdo de los miembros, ya que son meramente informativos. Sin embargo, esa información también debe quedar plasmada en el acta. De igual forma, deberán quedar anexados al acta los documentos de soporte que se ventilaron durante la sesión. 

1. Designación del delegado de la sesión. Toda vez que existan acuerdos que requieren seguimiento después de la sesión es importante delegar esta tarea en una o más personas para asegurar su cumplimiento. En caso de ser necesario, el delegado de la sesión deberá estar facultado, además, para llevar el acta de sesión ante un notario que protocolice su contenido. 

1. Firmas de los participantes. Con sus rúbricas, los firmantes reconocen:

1. Su asistencia a la sesión. 

1. Los acuerdos alcanzados en esta. 

Además, es conveniente que en las actas de sesiones del comité consultivo y de vigilancia, a diferencia de las actas de asamblea, firmen todos los participantes y no solamente el presidente y el secretario.

Como se puede ver, entre los puntos a considerar no se ha tocado el tema del formato. Esto se debe a que, para este tipo de reuniones, no es necesario seguir uno específico; basta que todo lo acaecido conste por escrito, se identifiquen los puntos abordados y se entiendan los acuerdos tomados en la sesión.

El último punto que resulta necesario mencionar con respecto al acta de sesión del comité consultivo y de vigilancia es que el administrador deberá resguardar cada una de estas en el libro respectivo, junto con los demás documentos importantes del condominio. 

A grandes rasgos, estos son los componentes más importantes que debe incluir todo acta de sesión del comité consultivo y de vigilancia del régimen de propiedad en condominio. 

Como apoyo a los lectores, incluyo un formato de acta de sesión de comité consultivo en el régimen de propiedad en condominio. Cada uno, por supuesto, deberá verificar que dicho formato empate con los ordenamientos jurídicos y con el reglamento interno que regula la propiedad sobre la cual el comité celebra sus acuerdos.