Las actas de Asamblea,

Toda ley del Régimen de Propiedad en Condominio requiere que se levante un acta de toda asamblea que se celebre en un condominio donde quede constancia de los acuerdos alcanzados en dicha asamblea. 

Lo mismo sucede con el código civil que regula las asociaciones civiles. La intención de ello es que, al ser la asamblea del Régimen de Propiedad en Condominio y de la Asociación Civil el órgano supremo de cada una de estas figuras, las decisiones que ahí se tomen queden registradas para su posterior ejecución.  

Pensemos un poco en cómo se celebra una asamblea del poder legislativo en nuestro país. Durante el período en que están en funciones se reúnen en el pleno de la asamblea a tomar decisiones sobre qué leyes aprobar. Sería ilógico pensar que únicamente se juntan para discutir temas y que nadie está llevando una minuta de lo que ahí se decide. 

No es solamente eso, sino que la minuta sigue el orden de la asamblea y va capturando el sentido y comentarios de los temas que se postularon para discusión. Lo mismo sucede con las asambleas que se llevan a cabo entre los condóminos o asociados; es necesario documentar su desahogo y toma de acuerdos, puesto que son la fuente de derecho de lo que ahí se decide. De ahí la importancia de elaborar correctamente cada acta de Asamblea Régimen de Propiedad en Condominio y de Asamblea Asociación Civil. 

Para informar a los lectores sobre cómo se hace y qué debe contener un acta de asamblea he identificado y explicado brevemente, a continuación, los puntos más importantes de la misma. 

1. Formato. Muchas personas tienen la idea equivocada que todas las actas de asamblea deben ser llevadas frente a notario para su protocolización e inscribirse en el Registro Público de la Propiedad correspondiente. En realidad, esto no es así. Sólo las asambleas extraordinarias, es decir, aquellas que se celebran para tratar alguno de los temas reservados para este tipo de asambleas, son las que deben protocolizarse ante notario e inscribirse en el Registro Público. No es que esté mal si esto mismo se hace con las asambleas ordinarias, pero no es necesario, basta con que se documenten y se agreguen al libro de actas de asamblea para que tengan validez. 

Debo reconocer que, en este punto, hay ocasiones en que tanto los bancos como algunos organismos del gobierno solicitan (indebidamente) que los acuerdos de una asamblea ordinaria se encuentren protocolizados en escritura pública. Esto sucede, por lo general, cuando en la asamblea se acuerda otorgar un poder a cualquier persona para actuar en representación del condominio o de la asociación. Ante estos casos, siempre es mejor realizar el trámite ante notario que querer convencer a los empleados del banco o del gobierno que hacerlo no es necesario; pero lo que me interesa que quede muy claro para los lectores es que, cuando hablamos de la asamblea ordinaria, ambas actas (la protocolizada y la original) son igual de válidas.  

2. Partes del Acta. ¿Cómo se redacta un acta de asamblea? El acta debe contener un recuento de todo lo que sucedió en la asamblea, desde su inicio hasta la conclusión. Por lo tanto, es común que las actas inicien haciendo mención del día, lugar y hora en que se están reuniendo, así como del tipo de asamblea que se trata; es decir, si es ordinaria o extraordinaria, en primera, segunda o ulterior convocatoria. De ahí es necesario dejar constancia del número de personas que acuden a ella y las personas que se designan como presidente, secretario y escrutadores. Una vez instalada, se hace un recuento del orden del día para la que fue convocada y se van desahogando uno a uno los puntos. Sobre cada punto, el acta debe establecer tanto la información que se presenta, como el sentido en el que los participantes emitieron su voto. Es muy importante que quede bien establecido cuál es el acuerdo que se está tomando sobre cada uno de los puntos del orden del día, puesto que son estos los que se van a ejecutar posteriormente por el administrador o el delegado. ¿Qué sucede si no queda claro el monto de la cuota de mantenimiento que se va a aplicar en el inmueble durante el siguiente período? ¿Qué pasa si no se establece el sentido en que se votó por la permanencia o remoción del administrador? Además, no es sólo el sentido de la votación, sino el número de votos emitidos y el valor que representa cada voto. No hay que perder de vista que en el Régimen de Propiedad en Condominio cada voto tiene el valor que esa unidad representa en la totalidad del inmueble, que es igual al proindiviso. En cambio, en la asociación civil, cada voto vale una unidad, es decir que todos valen igual, ninguno tiene más peso que otro. 

Una vez agotados los puntos a tratar, se debe declarar por concluida la asamblea en el acta. Puede suceder que, por falta de tiempo, algunos puntos se dejen pendientes para una posterior asamblea que ahí mismo se convoque. En esos casos, deberá hacerse constar también en el acta esa situación particular. 

3. Participantes. Con este punto, no me refiero a los dueños que acuden a hacer valer su voto, sino a las personas que participan en el acta, es decir, quienes la redactan y firman. Como lo mencioné anteriormente, en toda asamblea se debe nombrar a un presidente y secretario. Ojo, que aunque se sugiere que estos nombramientos recaigan en personas que se encuentren en el mismo desarrollo, no es obligación que así sea. Es decir, el presidente de la asamblea no tiene otra función (dentro de la misma) más que presidirla. Por lo tanto, no es necesario que quien desempeñe este cargo esté involucrado con la administración. De igual forma el secretario, quien es el que tiene a su cargo redactar el acta de asamblea. Por lo tanto es entendible que, en ocasiones, estos puestos sean desempeñados por personas con experiencia en el manejo de asambleas y redacción de actas. Además del presidente y secretario, se acostumbra a nombrar escrutadores, que son los encargados de dar fe de la asistencia de los dueños a la asamblea y el sentido de la votación en cada uno de los puntos. Los anteriores son únicamente los participantes que firman el acta, pero no quiere decir que son las únicas personas que pueden participar en la exposición de la asamblea. Durante el desarrollo de esta, como seguramente les habrá tocado experimentar, pueden acudir a exponer los puntos del orden del día el administrador, el contador, algún experto en la materia que se esté tratando, etc., sin embargo, las únicas firmas que se requieren son de las personas aquí mencionadas. 

4. Firmas. Toda acta de asamblea debe ir firmada por el presidente y secretario de la asamblea, así como por los escrutadores. Ahora bien, existen reglamentos que, además de las asambleas, contemplan las llamadas resoluciones unánimes de dueños. Estas resoluciones tienen la misma validez que una asamblea, pero, a diferencia de ella, no se realiza convocatoria previa ni junta y toda la votación tiene que ir en el mismo sentido. En este caso, para no incurrir en una asamblea inválida, tendrán que incluir la firma de todos los dueños. 

5. Delegados. Dentro de toda asamblea, también es necesario designar a uno o más delegados para que ejecuten los acuerdos de la asamblea y/o realicen los actos necesarios para protocolizar dicha acta ante notario e inscribirla en el registro público. Si dentro de la asamblea se acuerda la firma de un contrato específico, la persona designada como delegado tendrá los poderes necesarios para celebrarlo. Para protocolizar un acta de asamblea, lo que se hace es acudir a una notaría para que se transcriba nuevamente el acta en una escritura pública. La escritura pública también se tiene que firmar. Como sería complejo solicitar nuevamente la comparecencia del presidente, secretario y escrutadores para firmar la escritura pública, se “delega” ese trabajo al delegado, de modo que este es quien acude a la notaría para firmar el documento en representación de los participantes de la asamblea.

6. Anexos. Durante la exposición de los temas, es normal que se utilice algún tipo de apoyo visual o, incluso, reportes financieros, si es que se tocan temas de ingresos y egresos del inmueble. En virtud de que es difícil transcribir esa información en el acta, se puede agregar a la misma como anexo. Adicional a la información presentada en asamblea, es importante anexar al acta de asamblea los demás documentos que fueron utilizados en esta por los participantes; es decir, los poderes con los que acudieron, las boletas de votación, el acta de asistencia firmada, etc.

En resumen, estos son los componentes más importantes que debe incluir toda acta de Asamblea Ordinaria o Asamblea Extraordinaria del Régimen de Propiedad en Condominio tanto del régimen de propiedad en condominio como de la asociación civil. 

Como apoyo de los lectores, he incluido un formato de acta de Asamblea Ordinaria del Régimen de Propiedad en Condominio y otro de acta de Asamblea de Asociación Civil, haciendo la aclaración de que ambas tendrán que ser modificadas para empatar con los ordenamientos jurídicos que las regulen en el lugar donde se encuentre la propiedad. Para solicitar el formato de actas de asamblea favor de llenar tus datos aquí.